Checklist de autorizaciones con aseguradoras privadas: 12 controles para no perder ingresos
Un checklist de autorizaciones para clínicas privadas debe cubrir tres momentos: antes de solicitar, durante la vida de la autorización y antes de facturar. Los controles mínimos son confirmar si el acto requiere autorización, reunir prescripción y código, guardar número y canal, controlar caducidad, revisar rechazos por motivo literal y verificar que la factura usa una autorización aprobada y vigente.
Cómo usar este checklist
Hay doce controles. Tres bloques: antes de solicitar, durante la vida de la autorización y antes de facturar. No están todos al mismo nivel de aseguradora ni todos están publicados de forma pública: lo que está verificado se basa en Adeslas, Sanitas, ASISA, DKV y MAPFRE; el resto es disciplina operativa que cualquier clínica puede aplicar mañana. Si su equipo cumple los doce, una parte significativa de los ingresos en riesgo deja de estarlo. Si fallan tres o más, conviene calcular la pérdida antes de seguir.
Calcule ingresos perdidos por autorizaciones
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Bloque 1 · Antes de solicitar la autorización
1) Confirme que el procedimiento requiere autorización en esa aseguradora y póliza. ASISA y MAPFRE publican listas de servicios autorizables; consúltelas en lugar de asumir. 2) Verifique que el profesional prescriptor está autorizado por la aseguradora; ASISA lo lista entre los motivos de rechazo. 3) Reúna prescripción médica, código del procedimiento e indicación clínica antes de abrir el portal. Una solicitud incompleta vuelve denegada con más frecuencia que una solicitud honesta con justificación clínica clara. 4) Anote el canal por el que va a tramitar (Adeslas área cliente, ASISA volante físico, MAPFRE app/web/teléfono/WhatsApp, DKV CAP o Activa DKV, Mi Sanitas con DU). Cada canal deja un rastro diferente.
Bloque 2 · Durante la vida de la autorización
5) Guarde el número de autorización junto al paciente y al acto desde el primer momento. En Sanitas, ese número es el documento único (DU). En ASISA, el número identificador del Volante de Solicitud de Servicios. 6) Anote la fecha de aprobación y la fecha de caducidad. Adeslas publica 90 días para pruebas médicas, analíticas, rehabilitación y psicoterapia; ingresos e intervenciones llevan fecha exacta y exigen otra solicitud si cambia. 7) Vincule la autorización a la cita en la agenda, no en un Excel paralelo. 8) Programe una revisión a T-7, T-3 y T-1 días respecto a la cita o caducidad. 9) Si la autorización viene rechazada, lea el motivo literal y separe los problemas corregibles de los de cobertura.
Bloque 3 · Antes de facturar
10) Compruebe que la autorización seguía vigente en la fecha del acto, no solo en la fecha de la cita inicial. Si la cita se movió, la caducidad puede haberse pasado. 11) Confirme que el número de autorización que aparece en la factura es exactamente el aprobado (incluyendo el último número si hubo renovación). Un dígito cambiado equivale a una factura rechazada. 12) Marque las autorizaciones aprobadas que todavía no se han facturado: son ingresos ganados que la clínica se está dejando por inercia administrativa. Si alguno de estos tres controles falla con frecuencia, el problema no es la facturación: es el control de autorización aguas arriba.
Cómo SaludComply ejecuta este checklist sin que recepción tenga que recordarlo
SaludComply convierte los doce controles en una cola visible: qué autorización está pendiente, cuál se acerca a caducidad, cuál vino rechazada con motivo documental y cuál está aprobada sin facturar. Nada se envía sin aprobación humana. La administrativa decide; el sistema deja el trabajo preparado. Si su clínica supera unas 200 autorizaciones al mes, calcule primero cuánto ingreso está en riesgo antes de tomar cualquier decisión de software.
Fuentes públicas consultadas
- Adeslas — Autorizaciones — validez por tipo de servicio y fecha exacta para ingresos e intervenciones
- ASISA — Qué servicios tengo que autorizar — servicios con autorización
- ASISA — Me han denegado una autorización — motivos oficiales de denegación
- Sanitas — Portal de proveedores — canal proveedor y facturación
- DKV — Ahora tu médico puede pedir las autorizaciones por ti — CAP y Plan Libera
- MAPFRE — Solicitar autorización médica — canales app, web, teléfono y WhatsApp